Để hình thức làm việc từ xa phát huy hiệu quả tối ưu nhất trong mùa dịch, doanh nghiệp vừa và nhỏ đừng quên những tips quan trọng dưới đây.

1/ Tuân thủ những nguyên tắc quan trọng khi làm việc từ xa

Trong mô hình làm việc từ xa, dù doanh nghiệp có thực hiện các biện pháp siết chặt kỷ luật hay gia tăng cường độ làm việc như thế nào đi nữa, thì nhân viên vẫn là yếu tố quyết định đến năng suất làm việc của chính họ. Chính vì vậy, hãy làm công tác tư tưởng cho nhân viên, đặc biệt là khi chuyển sang mô hình làm việc online tại nhà. Mỗi nhân viên cần tuân thủ 6 nguyên tắc quan trọng sau:

Trách nhiệm: Mỗi nhân viên trong công ty đều được gắn với quyền hạn và vai trò nhất định. Doanh nghiệp hãy minh bạch hóa việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đảm bảo mỗi nhân viên đều hoàn thành trọn vẹn những công việc đã cam kết theo deadline, chịu trách nhiệm với việc chậm trễ tiến độ.

Trung thực: Trung thực và minh bạch về thông tin và tiến độ công việc của từng nhân viên sẽ giúp Ban Giám đốc dễ dàng hơn trong việc nắm bắt, quản lý, xử lý công việc kịp thời, trơn tru, đảm bảo kế hoạch đã đề ra.

Sẵn sàng: Hãy đảm bảo rằng, nhân viên luôn có mặt trong giờ làm việc, bao gồm cả online kênh chat, email và điện thoại; luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng đội trong khả năng để có thể hoàn thành công việc chung. Có như vậy, việc xử lý công việc mới kịp thời, không bị trì trệ, ảnh hưởng.

Chủ động: Khi làm việc từ xa, doanh nghiệp không thể kiểm soát được một nhân viên có đang thực sự làm việc hay không. Lúc này, tính tự giác, chủ động của mỗi nhân viên là cần thiết hơn cả. Điều này giúp hạn chế tình trạng nhân viên trễ deadline, làm ăn gian dối, thiếu tập trung dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc. Doanh nghiệp hãy thể hiện sự quan tâm chân thành, tạo không khí làm việc hăng say, và đặt ra các chính sách khiến nhân viên thấy rằng tự giác làm việc sẽ mang lại lợi ích cho bản thân họ.

2/ Thống nhất các công cụ làm việc từ xa hiệu quả

Doanh nghiệp không thể vận hành từ xa mà không có các công cụ công nghệ hỗ trợ, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý bộ máy vận hành chung và nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên.

Hãy cân nhắc trong việc chọn lựa công cụ. Bởi một công cụ được tin dùng bởi công ty này có thể vô tác dụng với công ty khác. Một phần mềm đắt giá với các tính năng phức tạp chưa chắc đã giải quyết vấn đề tốt hơn các ứng dụng miễn phí thông thường.

Một số công cụ làm việc hiệu quả được khuyên dùng:

• Chat: Skype, Zalo, Viber, Telegram
• Họp: Google Meet, Cisco Webex, Zoom
• Lịch: Google Calendar
• Quản lý công việc: Trello/ Base Camp
• Tài liệu: G Suite (Docs, Sheets, Slides...)

3/ Đừng quên triển khai các cuộc họp online định kỳ

Các cuộc họp trực tuyến giúp việc giao tiếp trở nên có hồn hơn nhờ khả năng nắm bắt được cảm xúc trên gương mặt người tham gia, đồng thời đảm bảo tính tập trung và độ hiệu quả của cuộc họp. Các cuộc họp online doanh nghiệp nên tổ chức định kỳ bao gồm:

• Họp báo cáo đồng bộ công việc hàng ngày: chia sẻ tình hình công việc mỗi ngày với tất cả thành viên trong team/ bộ phận/ phòng ban.
• Họp bàn kế hoạch: trò chuyện, bàn bạc cùng khách hàng, nhân viên, lên kế hoạch tuần.
• Họp đánh giá định kỳ: đánh giá lại kết quả của tuần, đưa ra những biện pháp khắc phục kịp thời, tuyên dương khen thưởng những nhân viên có thành tích tốt.
• Cuộc họp phát sinh: họp trao đổi ngoài dự kiến.

4/ Tạo môi trường chia sẻ kiến thức, nâng cao hiệu quả công việc

Không chỉ quản lý từ xa, rất nhiều phần mềm, công cụ hỗ trợ cho việc đào tạo, chia sẻ kiến thức cũng được nhiều doanh nghiệp áp dụng, với mục đích trang bị, trau dồi những kiến thức, kinh nghiệm quý báu để nâng cao hiệu suất làm việc.

Hãy trao thêm cho nhân viên quyền được góp ý, bình luận về nội dung, thậm chí là quyền đăng ký trở thành giảng viên/tác giả cung cấp tài liệu để nâng cao chất lượng đào tạo. Chính điều này cũng thúc đẩy họ lưu tâm tới các bài học mới hơn và nhiệt tình đóng góp cho công tác đào tạo phát triển, thay vì chỉ ngồi từ xa chờ đợi tài liệu học tập.

Ngay từ khi dịch bệnh bùng phát trở lại, ECP Media - phòng marketing thuê ngoài đã quyết định áp dụng hình thức Remote Working - Làm việc từ xa. Sau hơn 1 tháng triển khai, toàn bộ công việc của ECP Media vẫn trôi chảy, việc xử lý các hợp đồng, dịch vụ với khách hàng vẫn đảm bảo kế hoạch, thậm chí hiệu quả cao hơn.

Hy vọng rằng, những bí quyết trên sẽ giúp các doanh nghiệp an tâm vận hành kinh doanh và tăng trưởng mạnh mẽ trong thời điểm này.