Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, công chứng online (công chứng điện tử) đang trở thành giải pháp được nhiều cá nhân và doanh nghiệp quan tâm nhờ tính thuận tiện, tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, không ít người vẫn băn khoăn liệu mọi thủ tục công chứng có thể thực hiện hoàn toàn qua Internet như giao dịch ngân hàng hay khai thuế điện tử hay không.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm công chứng online, các quy định pháp luật hiện hành cũng như những trường hợp được phép áp dụng hình thức công chứng điện tử.

Công chứng online là gì?

Theo Khoản 1 Điều 65 Luật Công chứng 2024 quy định về quy trình công chứng điện tử:

"Công chứng online (hình thức trực tuyến) là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử."

Có thể thấy, công chứng online không đơn thuần là gửi hồ sơ qua mạng rồi nhận kết quả điện tử. Đây là một quy trình được pháp luật quy định rõ, trong đó công chứng viên vẫn phải trực tiếp chứng kiến việc xác lập giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến và sử dụng chữ ký số để chứng nhận văn bản công chứng điện tử.

Hiện nay, Việt Nam đang từng bước triển khai mô hình công chứng điện tử theo lộ trình chuyển đổi số của ngành tư pháp, song phạm vi áp dụng vẫn được kiểm soát chặt chẽ nhằm bảo đảm an toàn pháp lý.

Công chứng online có thể thực hiện hoàn toàn qua mạng không?

Mặc dù công chứng điện tử đã được pháp luật ghi nhận, nhưng không phải tất cả các giao dịch đều được phép thực hiện hoàn toàn trực tuyến.

Nhằm bảo đảm tính xác thực của giao dịch, phòng ngừa hành vi giả mạo và bảo vệ quyền lợi của các bên, pháp luật vẫn yêu cầu nhiều loại hợp đồng, giao dịch quan trọng phải tuân thủ đầy đủ quy trình xác minh danh tính cũng như việc ký kết theo đúng quy định.

Các giao dịch như:

• Chuyển nhượng quyền sử dụng đất
• Tặng cho bất động sản
• Thế chấp tài sản
• Lập di chúc

Vẫn phải thực hiện theo các điều kiện pháp luật tương ứng để bảo đảm giá trị pháp lý.

Trên thực tế, nhiều văn phòng công chứng hiện nay đã triển khai các tiện ích hỗ trợ trực tuyến nhằm giúp khách hàng giảm thời gian thực hiện thủ tục, bao gồm:

• Tiếp nhận hồ sơ qua hình thức online;
• Tư vấn pháp lý qua điện thoại hoặc Zalo;
• Kiểm tra trước tính hợp lệ của hồ sơ;
• Hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ;
• Đặt lịch công chứng theo thời gian mong muốn.

Nhờ đó, người yêu cầu công chứng chỉ cần đến văn phòng để hoàn tất các bước bắt buộc, hạn chế việc đi lại nhiều lần.

Lợi ích của công chứng online

Việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động công chứng mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho cả cá nhân và doanh nghiệp.

• Tiết kiệm thời gian xử lý

Khách hàng có thể gửi trước hồ sơ để công chứng viên xem xét và phản hồi nếu cần bổ sung giấy tờ, giúp hạn chế việc sửa đổi nhiều lần.

• Giảm thời gian chờ tại văn phòng

Khi hồ sơ đã được kiểm tra từ trước, quá trình thực hiện công chứng thường diễn ra nhanh hơn, hạn chế tình trạng phải chờ đợi lâu.

• Chủ động lựa chọn thời gian làm việc

Thông qua việc đặt lịch trước, khách hàng có thể chủ động sắp xếp công việc mà không phải xếp hàng hoặc chờ lấy số.

• Hạn chế sai sót hồ sơ

Việc rà soát trước giúp phát hiện các giấy tờ còn thiếu, hết hiệu lực hoặc chưa đúng quy định để kịp thời bổ sung.

• Hỗ trợ khách hàng ở xa

Đối với người đang sinh sống, học tập hoặc làm việc ngoài địa phương, việc gửi hồ sơ trước giúp chuẩn bị đầy đủ thủ tục trước khi trực tiếp đến văn phòng công chứng.

Khi nào có thể áp dụng công chứng online?

Theo khoản 2 Điều 48 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ:

"Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác."

Theo quy định này, hình thức công chứng điện tử trực tuyến có thể được áp dụng đối với nhiều loại giao dịch dân sự, ngoại trừ các trường hợp bị loại trừ theo quy định.

Một số giao dịch thường được khách hàng lựa chọn thực hiện theo quy trình hỗ trợ trực tuyến gồm:

• Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng tài sản;
• Công chứng ủy quyền;
• Công chứng hợp đồng thuê nhà, thuê tài sản;
• Công chứng hợp đồng vay tiền;
• Công chứng các văn bản thỏa thuận, cam kết thuộc trường hợp được công chứng.

Đối với những hồ sơ có nhiều nội dung hoặc nhiều bên tham gia, việc gửi hồ sơ trước giúp công chứng viên nghiên cứu kỹ hồ sơ, từ đó rút ngắn đáng kể thời gian xử lý khi các bên đến làm thủ tục.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi yêu cầu công chứng online

Tùy thuộc từng loại hợp đồng hoặc giao dịch mà thành phần hồ sơ có thể khác nhau. Tuy nhiên, thông thường người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị:

• Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản (nếu có);
• Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân khi cần;
• Dự thảo hợp đồng (nếu đã chuẩn bị);
• Các giấy tờ liên quan trực tiếp đến nội dung giao dịch.

Đối với bước tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, khách hàng chỉ cần gửi bản scan hoặc ảnh chụp rõ nét để công chứng viên kiểm tra trước.

Những lưu ý khi thực hiện công chứng online

Để quá trình xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, người yêu cầu công chứng nên lưu ý:

• Chụp đầy đủ các trang của giấy tờ, hình ảnh rõ nét;
• Khai báo thông tin trung thực, chính xác;
• Không tự ý chỉnh sửa, tẩy xóa giấy tờ;
• Chuẩn bị đầy đủ bản gốc theo yêu cầu khi đến ký;
• Chủ động trao đổi với công chứng viên nếu giao dịch có yếu tố phức tạp hoặc nhiều bên tham gia.

Việc chuẩn bị kỹ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp giảm thời gian xử lý cũng như hạn chế phát sinh các chi phí không cần thiết.

Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ công chứng online

Nếu bạn muốn rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục công chứng, Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh cung cấp dịch vụ tiếp nhận hồ sơ trực tuyến nhanh chóng, chuyên nghiệp và đúng quy định pháp luật.

Văn phòng hỗ trợ:

• Tiếp nhận hồ sơ công chứng online;
• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trước khi thực hiện;
• Tư vấn quy định pháp luật liên quan đến từng giao dịch;
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ chi tiết;
• Đặt lịch công chứng linh hoạt;
• Giảm đáng kể thời gian xử lý khi khách hàng đến văn phòng.

Đội ngũ công chứng viên cùng các chuyên viên nghiệp vụ luôn sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp các vướng mắc và hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ đúng quy định, hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.

Đối với các hồ sơ đơn giản, việc chuẩn bị trước theo hình thức trực tuyến giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh hơn, thuận tiện hơn và tiết kiệm thời gian cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.

Nếu bạn cần được hỗ trợ công chứng online nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm thời gian, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh để được công chứng viên tư vấn chi tiết.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG HOÀNG GIANG LINH

Địa chỉ: Số 35, ngõ 45 phố Trần Thái Tông, phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội

Hotline: 084.823.66.88 

Email: hoanggianglinhccv@gmail.com

Fanpage: Văn phòng công chứng Hoàng Giang Linh

Website: hoanggianglinh.vn